CONDITIONS PARTICULIERES DE VENTE
1 - INSCRIPTION ET PAIEMENT
a) Inscription
Pour être considérée comme définitive, toute inscription doit être accompagnée du versement d’un acompte de 35% du montant total du voyage accompagné d’un devis rempli et signé par le client.
L’inscription à l’un de nos voyages implique l’adhésion à nos conditions de vente.
b) Paiement
La facture est adressée au client dans les 15 jours qui suivent l’inscription.
• Le solde du montant du voyage devra être réglé, sans relance de notre part, au plus tard 35 jours avant le départ. Tout retard dans le paiement du solde pourra être considéré comme une annulation pour laquelle sera fait application des frais d’annulation.
• Pour toute inscription à moins de 35 jours du départ le règlement doit être effectué en une seule fois et pour la totalité du montant du voyage.
• Pour toute réservation moins de 5 jours avant le départ des « frais d’urgence » d’un montant de 45 euros seront facturés.
• L’élaboration d’un voyage « sur mesure » exige du temps et un volume de travail important ; nous serons donc amenés à facturer la somme de 30 euros par devis au-delà de deux devis qui seront déduits de la facture dès l’inscription définitive au voyage.
• L’achat de prestations terrestres n’incluant pas le vol international donneront lieu à une facturation de 30 euros par personne.
• Tout règlement intervenant à moins de 15 jours de la date de départ ne pourra être effectué qu’en espèces ou par carte bancaire (Visa, Eurocard ou Mastercard).
• Le montant des assurances voyage éventuelles souscrites par le client est dû à compter de la signature du bulletin d’inscription et doit être réglé en même temps que l’inscription au voyage.
• Le supplément chambre individuelle est à régler avec le solde de la facture 35 jours avant le départ.
2 - ANNULATION
Si le client se trouve dans l’obligation d’annuler son voyage, il devra en informer Roots Travel par lettre recommandée avec accusé de réception, le plus vite possible : c’est en effet la date d’accusé de réception de cette lettre qui sera retenue comme date d’annulation pour la facturation des frais d’annulation.
Pour les prestations terrestres et certains vols*, il vous sera retenu :
• plus de 35 jours avant le départ : 80 euros par personne, correspondant à des frais de dossier.
• de 35 jours à 21 jours avant le départ : 25 % du montant total du voyage.
• de 20 jours à 14 jours avant le départ : 50 % du montant total du voyage.
• de 13 jours à 5 jours avant le départ : 75 % du montant total du voyage.
• moins de 5 jours avant le départ : 100 % du montant total du voyage.
*Compte tenu des délais d’émission imposés par certaines compagnies aériennes, nous sommes contraints d’émettre les billets à 60 jours du départ ou immédiatement au moment de la réservation. Pour tout billet d’avion émis sur des vols charters et des compagnies aériennes régulières, il sera facturé des frais d’annulation égaux à 100% du prix du billet, quelque soit la date d’annulation.
En cas d’annulation, Roots Travel demandera la restitution des billets d’avion remis aux clients.
En cas d’annulation, les primes d’assurance, les frais d’émission et les commissions sur billets d’avion restent acquis à Roots Travel. Et, pour quelque raison que ce soit, les frais extérieurs engagés par le client tels que les frais d’obtention des visas et carte de tourisme ainsi que les frais de vaccination ne pourront être remboursés.
Cas particuliers :
A certaines dates particulièrement chargées (vacances scolaires, séjours de Noël et Nouvel An) ou dates correspondant à des événements importants ou tout simplement selon les compagnies aériennes et hôteliers, les frais d’annulation seront majorés des frais demandés par les compagnies aériennes et les hôtels.
Roots Travel recommande vivement la souscription à l’assurance annulation.
3 - ASSURANCE
Les frais d’annulation vous sont remboursés en partie (attention aux franchises), sur justificatifs, par le contrat d’assurance que vous pouvez souscrire au moment de votre inscription. Vous pourrez par l’intermédiaire de ROOTS TRAVEL contracter une assurance voyage auprès du Cabinet BUYSSCHAERT aux conditions suivantes (non obligatoire si vous ne souhaitez pas en bénéficier, mais nous vous invitons vivement à vérifier les couvertures précises de vos contrats personnels éventuels).
Assurance Annulation-bagages (A) et assurance assistance-rapatriement-bagages (B) : A l’inscription ou au plus tard un mois avant la date de départ, il est possible de souscrire une assurance annulation-bagages représentant 2.5% du montant du séjour.
La souscription à l’assurance assistance-rapatriement-bagages en longs courriers donne lieu au versement d’une prime de :
Jusqu’à 5 jours 13 €
10 jours 22 €
20 jours 26 €
30 jours 31 €
2 mois 61 €
Le cumul d’une assurance A et d’une assurance B entraîne une réduction de 20% sur le prix global de l’assurance. Vous pouvez obtenir sur demande le détail des garanties. L’assurance n’est jamais remboursable.
Attention : ces conditions ne s’appliquent pas pour les vols seuls sans achat de prestations terrestres.
4 - TARIFS
Conformément à la loi, nous pouvons nous trouver dans l’obligation de modifier nos prix et programmes pour tenir compte :
• Des variations du coût des transports liés notamment au coût des carburants, des variations et aux tarifs des taxes d’atterrissage, d’embarquement et de débarquement.
• Des variations des taux de change pour le séjour considéré. Le prix pourra être révisé en fonction de l’évolution du cours du
Dollar US ou des devises des pays visités.
5 – PRESTATIONS AERIENNES
Le contrat qui lie les transporteurs aériens avec leurs clients sont régis par la Convention internationale de Varsovie et est reproduit sur les billets d’avion. Extrait de son article 9 : « le transporteur s’engage à faire de son mieux pour transporter le passager et les bagages avec une diligence raisonnable. Les heures indiquées sur les horaires ne sont pas garanties et ne font pas partie du présent contrat. Le transporteur peut, sans préavis, se substituer d’autres transporteurs, utiliser d’autres avions ; il peut modifier ou supprimer les escales prévues sur le billet en cas de nécessité. Les horaires peuvent être modifiés sans préavis. Le transporteur n’assume aucune responsabilité pour les correspondances. » Nous ne pouvons que nous soumettre nous aussi à cette convention internationale. Si les horaires d’avion sont modifiés par la compagnie nous ne pouvons en être tenus pour responsables. De même qu’en cas de changement d’aéroport de départ ou d’arrivée, les frais en résultant resteraient à votre charge.
• Taxes d'aéroport : les taxes d’aéroport françaises et étrangères sont incluses dans nos devis et factures mais certaines taxes d’aéroport locales sont payables directement sur place par les passagers selon la destination.
Le montant de ces taxes qui dépend des pays concernés, est modifiable sans préavis et ne peut en aucun cas faire partie du contrat entre l’agence et le passager. Ce montant qui pourra être modifié entre votre date d’inscription et votre date de départ devra être réglé avant l’envoi ou le retrait à nos bureaux de votre carnet de voyage.
• Surclassements aériens : nous pouvons, pour toutes destinations, vous proposer un surclassement en classe “Affaire” ou en première classe lorsque celui-ci est possible.
•Départs des régions françaises : dans la plupart des cas, nous pouvons vous procurer un billet de “pré et post acheminement” des principales villes françaises. Les tarifs préférentiels offerts par les transporteurs ne permettent généralement pas des correspondances immédiates et sont soumis à des conditions spécifiques d’utilisation. Attention : en cas de retard, d’annulation de vol, de correspondance manquée, notre responsabilité, pas plus que celle du ou des transporteurs impliqués ne saurait être engagée.
• Reconfirmations :
Il appartient au passager de reconfirmer lui-même son billet de retour et/ou de continuation dans les délais imposés par les compagnies aériennes.
6 - PRESTATIONS TERRESTRES
Les prestations non utilisées sur place (transfert, excursion, logement…) ne donneront lieu à aucun remboursement. Les prestations volontairement modifiées sur place sont soumises aux conditions de nos correspondants : les prestations supplémentaires ou de remplacement engendrant un surcoût devront être réglées directement à nos correspondants locaux et ne pourront en aucun cas engager la responsabilité de Roots Travel. Elles ne donneront lieu à aucun remboursement.
7 - RESPONSABILITES
Conformément à l’article 23 de la loi n° 92-645 du 13 juillet 1992, Roots Travel ne pourra être tenue pour responsable des conséquences des événements suivants :
• Perte ou vol des billets d’avion.
• Défaut de présentation ou présentation de documents d’identité et sanitaires périmés ou d’une durée de validité insuffisante. En cas de défaut d’enregistrement, il sera retenu 100% du montant total du voyage.
• Incidents ou évènements imprévisibles et insurmontables d’un tiers étranger intervenant pendant le voyage : guerres, troubles politiques, grèves et incidents techniques extérieurs à Roots Travel, encombrement de l’espace aérien, intempéries, catastrophes naturelles, retards, pannes, pertes ou vol de bagages. Le ou les retards subis ayant pour origine les cas visés, ci-dessus ainsi que les modifications d’itinéraire qui en découleraient ne pourront entraîner aucune indemnisation à quelque titre que ce soit. Les frais additionnels liés à une perturbation (taxe, hôtel…) resteront à la charge du client.
• Annulation imposée par des circonstances ayant un caractère de force majeure ou pour des raisons liées à la sécurité des clients ou sur injonction d’une autorité administrative.
8 – FORMALITES ADMINISTRATIVES ET SANITAIRES
Roots Travel délivre ces informations pour tous les ressortissants français. Les personnes de nationalité étrangère doivent s’informer des formalités administratives et sanitaires auprès des ambassades ou consulats compétents. Il appartient au client de vérifier que ses documents sont en conformité avec les informations fournies par Roots Travel. Il est vivement recommandé de vérifier toutes les informations auprès des autorités concernées. Roots Travel ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de conséquences de l’inobservation par le client des règlements policiers, douaniers ou sanitaires.
